Lors de la réception des documents à transmettre
- Dégrafer les éventuelles agrafes et tickets bancontact annexés aux factures
- Classer les documents en 5 intercalaires principaux :
- Les factures d’achats
- Les notes de crédits sur factures d’achats
- Les factures de ventes
- Les notes de crédits sur factures de ventes
- Tout autres documents non reprit ci-dessus (extrait de compte TVA, fiche de paie,documents crédits, etc.)
Ces documents doivent être rangés dans un ordre chronologique mensuel (les plus anciennes en dessous et les plus récentes au-dessus).
Ceci est une méthode pour vous faciliter la prochaine étape, le scanning proprement dit.
Pour le scanning via la DematBox :
Grâce à la DematBox, vous pouvez scanner vos documents dès la réception de ceux-ci. Cela permet d’être sûr que tous les documents nous sont bien transmis.
![](https://dirigeance.be/wp-content/uploads/2021/03/DematBox_01.jpg)
Chargez
Pour une question de facilité, mettez une facture à la fois dans le chargeur qui se trouve sur le dessus de la DematBox.
![](https://dirigeance.be/wp-content/uploads/2021/03/DematBox_02.jpg)
Choisissez un service
Sélectionnez le dossier dans lequel vous voulez envoyer vos documents (exemple : les achats) grâce au bouton gauche.
![](https://dirigeance.be/wp-content/uploads/2021/03/DematBox_03.jpg)
Validez
Pour envoyer, il vous suffit d’appuyer sur le bouton sur la droite de la DematBox.
![](https://dirigeance.be/wp-content/uploads/2021/03/DematBox_04.jpg)
Sur l’écran, la DematBox vous confirme l’envoi des documents sur l’écran.
Lorsque le numéro est à zéro, l’envoi a bien été effectué.
Pour tout problème technique, nous restons à votre disposition au 071 60 98 10.