Nous sommes maintenant sortis de la crise sanitaire et il est à nouveau possible de resserrer les liens entre vos collaborateurs en organisant des activités de team building.
Pouvez-vous déduire la TVA sur les frais exposés ? À quoi être attentif ?
Toutes les réponses à vos questions ci-dessous (d’après un document de http://www.indicator-larcier.be) :
Avantage social collectif ou à caractère privatif ? C’est une distinction essentielle. La question de savoir si la TVA afférente aux frais liés à une fête de personnel, une sortie pour le personnel ou une activité de team building peut être déduite dépend de la question de savoir si tous les membres du personnel ont ou non été invités à participer à l’événement.
Conseil. Tout le monde doit être invité, mais cela ne signifie pas que tout le monde doit être effectivement présent ou doit participer à l’activité. Il importe que tous les membres du personnel puissent participer.
Tous les travailleurs d’un département ? Non, tous les travailleurs de l’entreprise n’ont alors pas été invités. Il s’agit alors là d’un avantage social à caractère privatif et dans ce cas, la TVA sur les frais exposés n’est pas déductible.
Attention ! Idem si tous les travailleurs d’une agence ont été invités. Là non plus tous les travailleurs n’ont pas été invités.
Tout le monde a effectivement été invité ? Si tous les membres du personnel ont effectivement été invités, il s’agira alors d’un avantage social collectif et la TVA sur les frais y afférents peut en principe être déduite (déc. E.T. 29.256, 10.08.1978) .
Attention ! La TVA sur les frais de l’activité est déductible selon les règles ordinaires de déduction. Cela signifie que les limitations et exclusions de déduction spécifiques continuent de s’appliquer, qu’une facture avec toutes les mentions TVA obligatoires est requise, etc.
Seul un département participe ? Si tout le personnel a été invité mais qu’il s’avère qu’au final seuls les collaborateurs d’un certain département sont présents, la TVA est alors déductible. Mais il est donc important de pouvoir démontrer que tout le monde a effectivement été invité.
Clients, fournisseurs, etc. ? Non, ceux-ci ne peuvent pas participer. Ce ne sont en effet pas des membres du personnel. Seules les personnes qui travaillent dans l’entreprise en tant que membres du personnel ou de la direction peuvent être invités. Des visiteurs étrangers à l’entreprise, comme des clients, des fournisseurs, etc. ne peuvent donc pas être invités.
Pas de déduction de la TVA au prorata ? À strictement parler, non. Si tant des membres du personnel que des visiteurs étrangers à l’entreprise participent, tous les frais exposés doivent, selon le ministre, être considérés comme des frais de réception (art. 45, §3, 4° CTVA) et toute déduction de la TVA est exclue (QP n° 202, Pieters, 20.01.2000 ; QP n° 3-239, Caluwé, 05.09.2003) .
Conseil 1. Si l’activité a un caractère publicitaire, la TVA sur les dépenses exposées est alors déductible.
Conseil 2. En pratique, de nombreux contrôleurs TVA marquent leur accord sur une déduction au prorata, mais ce n’est pas le cas de tous.
Les exclusions générales restent d’application ! Même si l’événement est exclusivement destiné à tous vos membres du personnel, vous ne pourrez pas déduire la TVA sur les frais de restaurant et de restauration exposés (art. 45, §3, 3° CTVA) . Si un traiteur se charge de la préparation et du service des plats et boissons durant l’événement ou si, à l’occasion de l’activité de team building, vous allez au restaurant, vous ne pouvez alors pas déduire la TVA sur les frais encourus.
Attention ! L’exception qui s’applique pour les frais de restaurant exposés par le personnel (art. 45, §3, 3°, a) CTVA) n’est ici pas applicable. Elle ne s’applique en effet qu’aux frais de restaurant exposés par le personnel au moment où ils réalisent une livraison ou une prestation de services.
Simple livraison ! Si, en vue de l’événement, vous achetez vous-même la nourriture et les boissons et que le personnel se charge lui-même de la préparation (c’est donc une formule de self-service), il n’est alors plus question d’un service de restaurant, mais d’une simple livraison de biens. L’interdiction de déduction pour les frais de restaurant n’est alors pas applicable et la TVA sur ces frais peut être récupérée si toutes les autres conditions sont remplies.
Attention ! La TVA sur les boissons spiritueuses n’est jamais déductible, même en cas de self-service (art. 45, §3, 2° CTVA) .
Le traiteur livre, mais ne sert pas ? La TVA est alors déductible. La condition est alors que le traiteur vous livre les repas préparés et ne fasse rien de plus, outre cette livraison. Dans un tel cas, il s’agit d’une simple livraison de biens (circ. 2017/C/70, 06.11.2017, 2.5.2.2., A) .
Aussi exclus ! S’il s’agit d’un événement incluant un séjour à l’hôtel, la TVA sur la facture de l’hôtel n’est alors pas davantage déductible. La TVA sur les frais d’hôtel tombe sous la même interdiction de déduction que celle pour les frais de restaurant et de restauration (art. 45, §3, 3° CTVA) .
Attention ! Même si vous allez à l’hôtel avec votre personnel pour discuter de votre bilan, la TVA ne sera pas non plus déductible. Cela ne sera possible que pour des frais d’hôtel exposés pour le personnel chargé de l’exécution d’une livraison de biens ou d’une prestation de services.
La TVA sur les dépenses pour une activité pour le personnel n’est déductible que s’il s’agit d’un avantage social collectif. Cela signifie que tous les membres du personnel doivent être invités, peu importe qu’ils participent ou non. Veillez donc à pouvoir démontrer que tout le monde a bien été invité.
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