Facturation rime avec obligations

La facturation fait partie de la routine des entrepreneurs. Il s’agit toutefois d’un processus fortement réglementé. L’exercice ne doit donc pas être pris à la légère. Mentions légales ou délais d’émission et de conservation sont les règles de base à respecter. Petit tour d’horizon.

Des mentions légales incontournables

Commençons par le commencement, c’est-à-dire par les mentions qui doivent obligatoirement apparaître pour émettre une facture valable. Indiquez toujours les mentions reprises ci-dessous pour une facturation parfaite.

• Le mot « facture ». Tellement évident, que l’on pourrait facilement l’oublier. Il est pourtant impératif d’indiquer noir sur blanc la nature du document que vous établissez.
• La description précise des biens ou services livrés ainsi que leur quantité. Une description qui est aussi pratique pour éviter toute ambiguïté sur le bien ou le service facturé.
• La date de délivrance de la facture.
• Le numéro d’ordre sous lequel elle est inscrite au facturier de sorties.
• Vos coordonnées en tant qu’émetteur de la facture et celles de la partie à laquelle vous adressez votre facture. Dans les deux cas, il s’agit du nom, de la dénomination ou la raison sociale, de l’adresse et du numéro d’affiliation à la TVA. Si l’autre partie n’est pas assujettie, il suffit d’indiquer « N.A. » pour « non-assujetti ».
• La date de livraison du bien ou d’achèvement de la prestation.
• Le prix. Car, oui, faut-il le préciser, le prix est un élément central de votre facture. Il faut toujours indiquer celui-ci hors TVA dans le déroulé de la description.
• Le taux de TVA (éventuellement les différents taux), le montant de la TVA due par taux ainsi que le montant total TVA comprise.
• Le Registre des personnes morales duquel vous dépendez. Anciennement, le « Tribunal de Commerce ». Il suffit donc d’indiquer « RPM et la ville dont vous dépendez juridiquement. Exemple : RPM Charleroi ou RPM Namur. Cela évite toute contestation quant au Tribunal qui règlera vos litiges le cas échéant.

Si la taxe sur la valeur ajoutée n’est pas à porter en compte, vous devez l’indiquer. De même, vous devez préciser la raison pour laquelle l’opération est exonérée. Par exemple : « Autoliquidation ».
Lorsque plusieurs factures ont été délivrées pour la même opération (lorsqu’un acompte a déjà été facturé, par exemple), vous devez explicitement renvoyer aux factures délivrées antérieurement.

Délais d’émission et de conservation des factures

En plus des mentions légales, il convient de respecter un délai lorsque vous procédez à votre facturation. Toute facture doit en principe être envoyée au plus tard le 15ème jour ouvrable du mois qui suit la fin de la vente ou de la prestation.
Ce délai est en fait lié à la TVA portée en compte, celle-ci étant exigible dès que la vente ou la prestation est terminée. Il existe des exceptions à cette règle. Par exemple, si la taxe est exigible avant la livraison des biens ou l’achèvement du service.
Votre facturation suit les règles en termes de mentions obligatoires et de délais. Parfait. Il reste encore à conserver vos documents pour être parfaitement en ordre. Vos factures, mais aussi copies de factures, livres et pièces doivent être conservés pendant une durée de 7 ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit

• votre clôture comptable,
• ou la date à laquelle les factures et autres pièces ont été délivrées.

En cas de travaux immobiliers, nous conseillons de garder les factures 10 ans afin de conserver des preuves pour faire jouer la garantie décennale.
Les experts-comptables ne sont tenus de garder les pièces que le temps de leur traitement.
En cas de contrôle fiscal, le contrôleur peut exiger ces documents comptables. La loi prévoit que vous devez pouvoir les lui fournir immédiatement après sa requête et sans qu’il ait à effectuer de déplacement inutile. Autant le savoir.
Bonne nouvelle : avec la digitalisation, un jour, la conservation de tout ce papier ne sera plus nécessaire.